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Für mittelständische Unternehmen in Deutschland ist die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails eine gesetzliche Pflicht. Diese Verpflichtung ergibt sich aus diversen rechtlichen Bestimmungen und beeinflusst den Arbeitsalltag erheblich. Die Archivierung von E-Mails sorgt dafür, dass geschäftsrelevante Informationen jederzeit verfügbar und vor Datenverlust geschützt sind. Dies ist besonders wichtig im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen oder Prüfungen. Ein gut organisiertes Archivsystem erleichtert zudem den schnellen Zugriff auf ältere E-Mails und entlastet die Mail-Server, was wertvollen Speicherplatz spart.

Gesetzliche Anforderungen an die Mail-Archivierung

In Deutschland gibt es klare rechtliche Vorgaben für die Archivierung von E-Mails. Diese sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen festgeschrieben. Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt beispielsweise vor, dass Geschäftsbriefe, darunter auch E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen, sechs Jahre lang archiviert werden müssen. Die Abgabenordnung (AO) verlangt zudem, dass steuerlich relevante E-Mails und Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Zusätzlich fordern die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), dass die E-Mail-Archivierung revisionssicher und unveränderlich erfolgen muss.

Die Mail-Archivierung gehört übrigens auch mit zur NIS-2-Richtlinie, die ab Oktober 2024 für bestimmte Unternehmen gilt. Gehören Sie auch dazu? Jetzt im Blog!

Hornetsecurity: Eine zuverlässige Lösung für die Mail-Archivierung

IPEXX-Systems aus Wörnitz setzt auf die E-Mail-Archivierungslösung von Hornetsecurity, um diese Anforderungen effizient zu erfüllen. Hornetsecurity bietet eine vollautomatische und sichere Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Die Daten werden dabei in zertifizierten und gesicherten Rechenzentren gespeichert, was eine unveränderliche und revisionssichere Archivierung garantiert. Jede E-Mail wird sofort bei Eingang und Versand archiviert, sodass kein Dokument verloren geht und das Archiv vollständig ist.

Vorteile der Mail-Archivierung mit Hornetsecurity

Die Nutzung von Hornetsecurity für die Mail-Archivierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Die automatisierte Archivierung reduziert den administrativen Aufwand erheblich, da alle E-Mails automatisch und ohne manuelle Eingriffe archiviert werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass die Archivierung stets den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Ein weiteres Plus ist die hohe Sicherheit, die Hornetsecurity bietet. Alle archivierten E-Mails werden in verschlüsselten Datenbanken gespeichert, was den Schutz sensibler Daten gewährleistet. Zudem bietet Hornetsecurity umfangreiche Suchfunktionen, die es ermöglichen, archivierte E-Mails schnell und effizient zu finden. Dies erleichtert den Zugriff auf wichtige Informationen im Bedarfsfall erheblich.

Praktische Umsetzung

Die Implementierung der Mail-Archivierungslösung von Hornetsecurity ist einfach und unkompliziert. Über das Control Panel von Hornetsecurity können die gewünschten Domains ausgewählt und die Archivierungszeitrahmen festgelegt werden. Sobald die Einstellungen gespeichert sind, erfolgt die Archivierung aller neuen E-Mails automatisch. Auch die Archivierung interner E-Mails ist möglich, was die Verwaltung der gesamten E-Mail-Kommunikation erleichtert.

Langfristige Vorteile für Ihr Unternehmen

Die langfristigen Vorteile der Nutzung von Hornetsecurity für die Mail-Archivierung sind erheblich. Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sorgt die Lösung für eine effizientere Nutzung von Speicherplatz und verbessert die Performance der Mail-Server. Dies führt zu Kosteneinsparungen und einer optimierten IT-Infrastruktur. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert zudem die Handhabung und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, schnell auf archivierte E-Mails zuzugreifen.

Zukünftige Entwicklungen in der Mail-Archivierung

Die Anforderungen an die Mail-Archivierung werden sich in Zukunft weiterentwickeln. Daher ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen stets auf dem neuesten Stand bleibt und die Archivierungsprozesse regelmäßig überprüft und anpasst. Mit einer flexiblen und skalierbaren Lösung wie der von Hornetsecurity sind Sie bestens für die Zukunft gerüstet und können sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Archivierung auch langfristig den Anforderungen entspricht.

Wir sorgen dafür, dass weniger SPAM-Mails in Ihren Postfächern auflaufen. Sie brauchen sich dabei um nichts weiter kümmern! Wie das geht? Jetzt im Blog…

IPEXX-Systems kümmert sich um Ihre Mail-Archivierung!

Die Mail-Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsalltags für mittelständische Unternehmen. Mit IPEXX-Systems haben Sie einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen hilft, diese nervige Herausforderungen zu meistern. Die Lösung bietet nicht Ihnen nur eine rechtssichere Archivierung, sondern auch zahlreiche Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern und die IT-Infrastruktur optimieren.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Implementierung von Hornetsecurity in Ihre Unternehmens-IT. Sie wissen noch nicht so ganz, wo Sie beginnen sollen? Lassen Sie uns darüber sprechen und die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Für weitere Informationen über die E-Mail-Archivierung von Hornetsecurity, besuchen Sie bitte 👉🏻 Hornetsecurity Email Archiving